Arkea e l’architettura
della dematerializzazione pubblica

Negli ultimi anni qualcosa è cambiato nel modo in cui la pubblica amministrazione guarda ai propri archivi. Quello che per decenni è stato un problema, vale a dire metri lineari di faldoni, scantinati saturi, documenti deteriorati, comincia a trasformarsi in qualche cosa d’altro. Arkea, realtà maceratese che fino a poco fa operava sotto il nome Ricina, è tra queste.

Chiuso il 2022 con un fatturato superiore a 11 milioni di euro, la cooperativa ha progressivamente affinato un metodo di lavoro che va oltre il semplice ritiro e smaltimento della carta: i documenti vengono riordinati, classificati e digitalizzati (nel pieno rispetto delle linee guida Agid), in modo che le copie digitali abbiano lo stesso valore probatorio degli originali cartacei.

Cosa significa che un documento digitale vale come l’originale?

Per anni la digitalizzazione degli archivi pubblici ha prodotto qualcosa di inutile: scansioni che erano foto, certamente non documenti. Buone da vedere, ma senza un valore legale. Per fare in modo che una copia digitale sostituisca davvero l’originale cartaceo, in un processo, in una gara d’appalto o in un accertamento fiscale, occorre seguire un protocollo preciso, certificato dall’Agenzia per l’Italia Digitale, che garantisce autenticità, integrità e leggibilità nel tempo. Non bastano uno scanner e un hard disk.

Il ruolo preciso di Arkea si distingue per un approccio che il presidente Simone Mangoni definisce “scientifico”. L’approccio scientifico si contrappone alla digitalizzazione tradizionale o improvvisata. Questo metodo si sviluppa attraverso i seguenti pilastri tecnici e operativi. In primis il trattamento del documento come entità giuridica. Viene superata la semplice foto: il documento non viene considerato come una mera immagine digitale (scansione statica), ma come un file logico dotato di valore legale e probatorio pari all’originale. Inoltre, la garanzia dei requisiti Agid: l’approccio segue protocolli rigorosi dettati dall’Agenzia per l’Italia digitale per assicurare tre caratteristiche fondamentali del dato nel tempo, ovvero autenticità (per la certezza della provenienza e della paternità del documento), integrità (per l’inalterabilità del file dall’istante della sua archiviazione) e leggibilità, (per la garanzia che i formati digitali utilizzati rimangano accessibili anche a distanza di decenni).

L’altro pilastro è la strutturazione e la logica di processo, partendo da un metodo di lavorazione sequenziale: il flusso non si limita all’acquisizione ottica, ma applica una metodologia scientifica di riordino primario, classificazione sistematica e successiva digitalizzazione standardizzata. C’è una interoperabilità nei sistemi critici: un’integrazione nativa nei sistemi e applicativi ministeriali della giustizia, dove la precisione di catalogazione deve essere chirurgica per evitare blocchi operativi.

Ultimo aspetto, la validazione certificata e la sicurezza dei dati. Partiamo dall’uso di framework di sicurezza delle informazioni: una gestione del dato protetta dall’infrastruttura e dai rigorosi standard della certificazione Iso 27001. C’è una mitigazione del rischio sistemico attraverso una riduzione analitica del rischio di perdita documentale e applicazione di procedure per garantire la continuità operativa dei clienti istituzionali.

Sicurezza e Inclusione: i numeri dell’etica

Lavorare con i tribunali, dove Arkea gestisce gli atti processuali attraverso gli applicativi Tiap e Sicp, significa operare in contesti dove un errore di classificazione o un ritardo nella restituzione dei fascicoli può bloccare udienze e procedimenti. È un tipo di pressione che seleziona gli operatori sul campo. Con un rating di legalità + e la certificazione Iso 27001 per la sicurezza delle informazioni, Arkea si posiziona

come partner critico per i tribunali, dove la gestione degli atti processuali (applicativi Tiap e Sicp) richiede una precisione chirurgica per evitare paralisi operative. Ma l’efficienza non dimentica l’impatto sociale: la cooperativa, aderente al consorzio Ciclat, ha recentemente ottenuto la certificazione per la parità di genere (Uni/Pdr 125:2022), dimostrando che la modernizzazione passa attraverso la valorizzazione del capitale umano.

Il nuovo corso

Il rebranding in Arkea segna l’ingresso in una fase di maturità. Il nuovo nome accompagna una fase in cui l’azienda sta strutturando la propria offerta attorno a una promessa più esplicita verso i clienti istituzionali: continuità operativa garantita, riduzione del rischio di perdita documentale, conformità normativa verificabile. In un’Italia che corre verso il Pnrr, che ha accelerato la corsa alla digitalizzazione degli enti pubblici: chi gestisce la transizione degli archivi storici occupa una posizione che fino a pochi anni fa non aveva questo peso specifico. La gestione della memoria non è più un servizio accessorio, ma il cuore pulsante di una democrazia digitale che funziona.

(promoredazionale)