Archivi pubblici e digitalizzazione:
la strategia di Arkea
per snellire i tempi ed evitare errori

La digitalizzazione sulla struttura logica e sulla difendibilità giuridica fallisce quando qualcuno chiede un documento e l’ente deve dimostrare che c’è, che è completo e che è valido. Nella digitalizzazione degli archivi pubblici il collaudo si fa il giorno della consegna: file leggibili, quantità rispettate, formati corretti.

La verifica vera si fa molto dopo, quando arriva un accesso agli atti, un controllo o un ricorso, e l’ente deve produrre il documento giusto e spiegare come è stata formata la copia che sta esibendo. È in quel momento che molti progetti, pur eseguiti a regola d’arte, mostrano di avere un buco. In nessuno dei due casi la scansione era venuta male. A fallire è stato tutto ciò che c’era intorno. La domanda è giuridica: chi ha attestato la conformità della copia? Con quale procedura? Quella procedura è documentata, ripetibile, verificabile? E, per un dirigente o un segretario comunale, la domanda diventa personale: chi risponde di quella firma?

Una copia per immagine di un documento analogico vale come l’originale solo se è stata formata secondo regole precise. Il Codice dell’amministrazione digitale (D.Lgs. 82/2005, artt. 22 e 23-ter) e le Linee guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici stabiliscono a quali condizioni la copia ha efficacia probatoria e con quale attestazione di conformità. La risoluzione dello scanner entra poco in questo discorso. Contano chi ha eseguito l’operazione, con quale procedura, sotto la responsabilità di chi, e se tutto questo è scritto da qualche parte in modo che si possa ricostruire a distanza di anni. Un archivio digitale privo di questa documentazione occupa spazio nei server e dà all’ente meno garanzie di quante ne dava la carta.

In Arkea un progetto di digitalizzazione massiva per la pubblica amministrazione è affidato a più discipline: ciascuna previene un errore specifico. Il diritto presidia la validità. Definisce come si forma la copia, chi attesta che cosa e in quale momento, e come si documenta la scelta, in modo che possa essere ricostruita anni dopo. Senza, si produce un file estetica- mente perfetto e giuridicamente fragile. L’archivistica presidia il contesto. Un atto non vive da solo: appartiene a un fascicolo, a una serie, a una storia amministrativa. Digitalizzarlo senza preservare quei legami significa smontare l’archivio per rimontarlo a caso. L’informatica presidia la tenuta nel tempo: formati, integrità, metadati, conservazione. Ciò che oggi si apre, tra vent’anni deve ancora aprirsi ed essere ancora attendibile. La linguistica è la competenza che di solito nessuno si aspetta. Gli archivi pubblici sono scritti in un italiano burocratico stratificato per generazioni: la stessa materia compare con denominazioni diverse, lo stesso ufficio cambia nome, la stessa formula assume significati differenti a seconda dell’epoca. Chi struttura i metadati e le chiavi di ricerca senza capire questa lingua produce un archivio in cui l’atto esiste ma non si trova. Il linguista lavora sulla normalizzazione della terminologia, sulla classificazione e sui criteri di indicizzazione, perché “ricercabile” significhi che un funzionario, o un avvocato, trova davvero ciò che cerca. Ognuna di queste competenze, isolata, lascia scoperto un pezzo del rischio. È l’insieme a rendere il processo controllabile.

Prendiamo la storia amministrativa di un immobile: pratiche edilizie, condoni, variazioni catastali, mutamenti di destinazione d’uso, distribuiti su quarant’anni e su uffici che nel frattempo sono cambiati. Per ricostruirla per intero bisogna riconoscere come equivalenti termini e riferimenti che l’archivio tratta come distinti. Quando il lavoro è fatto, la risposta a una richiesta di accesso agli atti arriva completa e il funzionario non deve aprire faldoni per verificare che non manchi niente.

Arkea progetta e realizza digitalizzazioni di archivi pubblici mettendo insieme competenze giuridiche, archivi- stiche, informatiche e linguistiche fin dall’impostazione del progetto. Il lavoro punta a un archivio in cui ogni copia sia documentata, ogni atto resti nel suo fascicolo e ogni informazione si possa ritrovare anche cercandola con il nome che aveva trent’anni fa. «Nessuno può garantire che un archivio resista a qualsiasi contestazione futura – osserva Andrea Tartari, responsabile del settore digitale di Arkea – . Quello che possiamo fare è progettarlo pensando fin dall’inizio al momento in cui verrà messo alla prova: è lì che si vede se il lavoro è stato fatto bene». Se gestisci un archivio pubblico e vuoi capire dove potrebbe cedere, Arkea offre un’analisi preliminare. arkeadigitale.it.

(promoredazionale)